Circuit de validation (qui ? que ? quoi ?)

Je serai intéressé pour avoir un retour sur ce sujet également, nous rencontrons de notre côté des problématiques similaires, avec un besoin proche (une validation niveau équipe planning, sans avertir les N+1, puis une fois la validation niveau 1 faite, que les N+1 reçoivent une notification pour le niveau 2 afin de la valider)

Bonjour à tous,

Il existe différentes méthodes pour configurer les circuits de validation.
Je ne pourrai pas tout détailler dans cette note mais je vais essayer de répondre à vos 2 problématiques.

Avant d’aller plus loin, j’animerai un webinaire dédié à ce sujet le mardi 21 avril 2026. 
Inscrivez-vous en suivant ce lien :  https://www.planno.fr/webinaire-thematique/  (d’autres dates seront proposées, suivez le lien à tout moment pour en prendre connaissance)
Dans le formulaire d’inscription, vous trouverez plusieurs dates avec un thème pour chaque date. Donc choisissez bien la date en fonction du thème, vous pouvez, bien entendu, vous inscrire à plusieurs webinaires.

Pour répondre à vos questions (une réponse avec une variante pour les 2 questions) :

Lorsque la validation des absences est activée, l’agent enregistre sa demande. On attend ensuite une validation à 2 niveaux. On peut, selon la configuration choisie, valider directement au niveau 2 (validation finale).

Donc : 

• étape 1 : l’agent enregistre sa demande. L’absence apparaît à l’état « demandé ». On attend une action de la part d’une personne ou d’une équipe, dans votre cas : les gestionnaires plannings.
• étape 2 : validation par les gestionnaires plannings. Il faut donc qu’ils aient le droits de valider les absences et qu’ils soient éventuellement notifiés.
  • S’ils doivent pouvoir valider au niveau 1 seulement (si l’action d’une autre personne est nécessaire pour obtenir la validation finale, cas de @jc13), il faut cocher le droit « Gestion des absences, validation niveau 1 ».
  • S’ils doivent pouvoir valider directement au niveau 2 (niveau final, cas de @ebuyck) : il faut cocher « Gestion des absences, validation niveau 1 » et « Gestion des absences, validation niveau 2 »
  • S’ils doivent recevoir une notification pour chaque demande d’absence, il faut qu’ils soient reconnus par l’une des options proposées pour le paramètre « Absences-notifications-A1 » (sous « Configuration » ou « Configuration fonctionnelle » / « Absences ») (NB: je ne parle pas de la variante « Absences-notifications-B1 », ni du schéma de validation lié au paramètre « Absences-notifications-agent-par-agent », j’en parlerai dans le webinaire).
    Le paramètre « Absences-notifications-A1 » est utilisé pour toute nouvelle demande d’absence (création avec l’état demandé).
    Je conseille l’utilisation de l’option « Cellule Planning » dans votre cas. Pour faire le lien avec la « Cellule planning », vous devez enregistrer les mails des responsables plannings dans le paramètre « Mail-Planning » (sous « Configuration » ou « Configuration technique » / « Messagerie ») ou dans les paramètres « Multisites-siteX-mail » si vous êtes en multi-sites.
  • Je conseille de choisir la ou les mêmes options pour le paramètre « Absences-notifications-A2 » qui est utilisé pour toute modification d’absence avant validation (modification d’un absence existante avec l’état qui est et reste « demandé »).
• étape 3 avec l’option « Validation directe » (cas de @ebuyk, vous ne souhaitez pas d’action des N+1, seulement une validation pour les gestionnaires planning et une information pour les N+1) :
  • à l’étape 2, les gestionnaires ont reçu la notification et ils ont le droit de valider au niveau 2.
  • Ils peuvent alors éditer l’absence (soit en suivant le lien de la notification, soit en consultant le tableaux des absences)
  • Ils valident l’absence (choix « Validée » ou « Refusée »), ils ignorent la validation intermédiaire.
  • L’absence est alors validée et des notifications sont envoyés en suivant les options choisies pour le paramètre « Absences-notifications-A4 » (qui est utilisé pour la validation finale). Je conseille de choisir ici « L’agent concerné » (pour qu’il reçoivent votre décision en retour) et, dans votre cas @ebuyck « Responsables directs ».
• Cas de @ebucyk : Pour informer les N+1, je vous conseille d’utiliser l’option « Responsables directs », soit pour le paramètre « Absences-notifications-A4 » si vous souhaitez qu’ils soient informés à la fin du process, soit pour le paramètre « Absences-notifications-A1 » si vous souhaitez qu’ils soient informés au début du process. Les mails des « responsables directs » doivent être renseignés dans le champ « Mails-responsables » des fiches agents (plusieurs mails peuvent être saisis avec le point-virgule comme séparateur).
• étape 3 sans l’option « validation directe » (si une action du N+1 est nécessaire, cas de @jc13)
  • Les gestionnaires plannings reçoivent la notification lors de la demande car ils sont reconnus par le paramètre « Absences-notifications-A1 », ils ont le droit de validation niveau 1, il valident alors les absences au niveau intermédiaire (« Acceptée, en attente de validation hiérarchique » ou « Refusée, en attente de validation hiérarchique ».) S’ils n’ont pas le droit de validation niveau 2, ils ne verront pas les options de validation finale.
  • Leur validation intermédiaire déclenche l’envoi de notifications en suivant les options choisies pour le paramètre « Absences-notifications-A3 ». Par exemple « Responsables directes ».
  • Ces responsables doivent avoir les droits de validation niveau 2 et leurs mails doivent être saisis dans les champs « Mails responsables » des fiches agents.
  • Ils valident l’absence au niveau 2, et les notifications sont envoyées en suivant les options choisies pour le paramètre « Absences-notifications-A4 » (exemple : l’agent concerné + la cellule planning).

Ces règles sont assez basiques, mais elles fonctionnent bien dans les petites et moyennes structures.

Dans les grands établissements avec une hiérarchie plus complexe, nous pouvons utiliser le « schéma de validation ».
Celui-ci permet de définir plus finement les responsables niveau 1 et niveau 2 et de mieux gérer les notifications.
Avantages : droits de validation ciblés agent par agent et moins de bruit (choix des notifications selon le niveau et selon l’agent concerné).
Ceci implique plus de paramétrage au départ avec la création du schéma de validation qui permet d’affecter les personnes qui valideront au niveau 1 et les personnes qui valideront au niveau 2 pour chaque agent (avec la possibilité de faire des modifications par lot pour traiter tout un service en quelques clics) et pour chaque cas, réception ou non d’une notification (intérêt : un service = un responsable principal qui reçoit les notifications et des suppléants qui peuvent agir en son absence sans nécessairement recevoir les notifications).

Nouveauté : depuis la version 25.10, le schéma de validation permet également de simplifier les règles de validations selon les motifs d’absence.
Exemple : Un agent enregistre une absence avec le motif « Congé annuel » (lié au circuit standard (circuit A)), l’absence sera validée par sa cellule planning puis par son N+1. Ce même agent enregistre une absence avec le motif « Réunion interne » (lié au circuit B)), l’absence sera validée uniquement par la cellule planning (validation finale), le N+1 ne sera pas notifié.

Ce schéma de validation sera présenté lors du webinaire.

J’espère avoir été assez clair. Merci de nous faire un retour.

Cordialement,

Jérôme