Bonjour,
nous constatons en interrogeant notre BDD grâce à MySQL que la table « personnel » contient toujours les enregistrements et les données des agents qui ont été supprimés depuis la liste Agents/Supprimés. Pour précision il s’agit d’enregistrements dont le champ « actif » contient la valeur « supprimé ». Ces enregistrements contiennent des données personnelles (nom, prénom, email) ce qui est contraire au RGPD. Nous pensions que les agents définitivement supprimés dans la liste des agents, étaient réellement effacés de la BDD…
Bref, existe-t-il une commande SQL à utiliser pour effacer complètement ces enregistrements ou, a minima, les anonymiser ?
Visiblement la purge « classique » que nous avons faite fin 2025 pour ne conserver que 2024, 2025 et 2026 n’a pas pas d’effet sur la table « personnel ».
Merci pour vos éclaircissement
Bonjour,
Il y a deux étapes à suivre pour la suppression des agents :
1. Suppression de l’agent depuis la listes des agents en service public ou depuis la liste des agents administratifs : ce que vous avez fait.
2. Une deuxième suppression depuis la listes des agents supprimés. Vous accéderez à cette liste en choisissant « Supprimé » dans le menu « Voir les agents » qui se trouve en haut de la liste des agents.
La première étape permet un « archivage » des agents : première suppression qui désactive le compte mais conserve les données personnelles afin de conserver les informations dans les plannings passés et dans les statistiques. Ceci vous permet également d’appliquer une règle RGDP du type « les données sont conservées X années après le départ de l’agent ».
La deuxième étape procède à une suppression définitive. Elle supprime toutes les données personnelles des agents et anonymise ce qui reste nécessaire comme le login, le prénom et le nom. Cette anonymisation permet de conserver des plannings et statistiques cohérentes.
Il vous appartient de procéder à cette deuxième suppression, nous ne pouvons pas l’automatiser. Je vous conseille de procéder à une vérification annuelle de la liste des agents supprimés et de supprimer définitivement les comptes selon la date de départ des agents et vos règles RGPD.
La purge automatique des données supprimera de la base de données les agents qui ont été supprimés au 2 niveaux depuis l’interface de Planno et qui n’apparaissent plus dans les plannings conservés. Exemple, si la purge est paramétrée pour conserver 2 années, si l’agent est supprimé définitivement et que son dernier poste date de plus de 2 ans : il sera effacé, si l’agent est supprimé définitivement et que son dernier poste date de moins de 2 ans : il sera conservé dans la base (avec des informations qui auront été anonymisées lors de la 2ème étape de suppression).
Attention : si vous supprimez les entrées directement depuis la base de données, vous casserez vos plannings et vos statistiques.
Cordialement,
Jérôme
Bonjour,
merci pour cette réponse détaillée.
J’avais bien fait les 2 étapes de suppression et c’est bien pour cela que je ne comprenais pas pourquoi les enregistrements des agents étaient toujours dans la BDD. Je comprends maintenant que des enregistrements anonymisés restent nécessaires à Planno tant que des évènements sont dans le système. Par contre il devrait anonyme, il me semble.
Cela ajouté à un problème généré sans doute par nos imports ics de congés antérieur à 2024 depuis notre appli RH pourrait expliquer les anomalies constatées chez nous.
Je complèterai cette réponse éventuellement
Cordialement
Bonjour,
Si vous avez respecté les 2 étapes de suppression depuis l’interface Planno, les noms, prénoms et logins devraient effectivement être anonymisés et le reste des informations devrait être supprimé. Dans la base de données, le champ supprime devrait avoir la valeur ‘2’.
Je ne vois pas comment l’import ICS pourraient affecter ce comportement mais voyez si vous n’avez pas une synchronisation des comptes depuis un logiciel tiers qui pourraient modifier les informations de vos agents dans Planno.
Cordialement,
Jérôme
